TIETOSUOJASELOSTE

Kjelp Oy (”Kjelp” tai ”me”) käsittelee alustansa ja verkkosivustojensa www.kjelp.fi ja www.kjelp.com sekä mobiilisovellustensa (”Alusta”) käyttäjien sekä vierailijoiden henkilötietoja. 

Tässä Tietosuojaselosteessa ”Käyttäjä” tai ”sinä” tarkoittavat yhteisesti niin henkilöasiakkaita, yritysasiakkaiden edustajia kuin palveluntarjoajien edustajia, jotka ovat Alustan käyttäjiä.

Tietosuojaselosteessamme kerrotaan minkälaisia henkilötietoja me käsittelemme, miten me käsittelemme henkilötietoja ja miten voit käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi (esimerkiksi oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus saada pääsy henkilötietoihisi).

Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelyn muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Ajantasainen versio on saatavilla Alustalla. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen tai rajoita Käyttäjien tämän Tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta tällaisista muutoksista.

Tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan niiden alla lueteltujen henkilötietojesi käsittelyyn, joiden osalta Kjelp toimii rekisterinpitäjänä. Kjelp voi käsitellä tiettyjä henkilötietoja Alustan tarjoamisen yhteydessä Kjelpin yritysasiakkaiden puolesta henkilötietojen käsittelijänä, jolloin kyseiset yritykset tai organisaatiot toimivat henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Tässä tapauksessa tällaista henkilötietojen käsittelyä koskee rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen tai organisaation tietosuojaseloste tai muu dokumentaatio, jolla rekisteröityjä informoidaan rekisterinpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.

1. Rekisterinpitäjä

Kjelp Oy
Y-tunnus: 2914918-3

Postiosoite: Tampellan Esplanadi 7 A 12, 33100 Tampere

Sähköpostiosoite: info@kjelp.com

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Käsittelemme kahdentyyppisiä tietoja Käyttäjistämme: Käyttäjätietoja sekä Analytiikkatietoja.

Käyttäjätiedot

Käyttäjätiedot ovat henkilötietoja, joita Kjelp kerää suoraan sinulta. Voimme kerätä Käyttäjätietoja Käyttäjiltämme eri tavoin mukaan lukien, kun Käyttäjät rekisteröityvät käyttäjiksi Alustalle, tilaavat uutiskirjeemme tai täyttävät lomakkeen. Huomaathan, että keräämme myös tietoja koskien toimiasi ja maksuja, joita suoritat Alustan kautta.

Käyttäjätiedot, jotka ovat välttämättömiä Alustan käyttämiseksi

Seuraavien henkilötietojen kerääminen ja käsitteleminen on tarpeellista, jotta voimme täyttää sopimusvelvoitteemme sinua kohtaan sekä noudattaa lakisääteisiä velvoitteitamme.

Rekisteröityessäsi Alustalle ja luodessasi käyttäjätilin, tulee sinun toimittaa meille seuraavat tiedot:

– koko nimi
– puhelinnumero
– sähköpostiosoite
– osoite
– asuntoon tai kiinteistöön liittyvät tiedot (mukaan lukien talotekniikka)

Yritysasiakkailta keräämme lisäksi yrityksen nimen, osoitteen, y-tunnuksen, palvelutiedot sekä laskutustiedot.

Vapaavalintaisesti annettavat Käyttäjätiedot

Käyttö- tai asiakaskokemuksesi voi olla parempi, jos toimitat meille seuraavia tietoja:

– Tietoja, jotka annat meille asiakaspalvelumme kautta
– Tietoja, jotka annat meille arvostellessasi palveluita, palveluntarjoajia tai käyttäjiä Alustalla
– Valokuvat ja muu sisältö, jonka lisäät Alustalle
– Markkinointisuostumukset ja -kiellot
– Tiedot, jotka annat meille puhelimitse, sähköpostitse tai Alustan muita toimintoja käyttäen.

Käyttäjätietojen lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotka kolmannet palvelun tarjoajat antavat sinusta. Jos yhdistät käyttäjätilisi tai kirjaudut käyttäjätililtäsi kolmannen osapuolen tarjoaman palvelun kautta (kuten esimerkiksi Facebook tai Google), kyseinen kolmas osapuoli  jakaa meille henkilötietojasi kuten profiilikuvasi, näytteen kontakteistasi sekä kolmannen osapuolen palvelutunnisteen (kuten profiilisi ID tai nimi).

Analytiikkatiedot

Vaikka emme tavallisesti käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, joskus henkilöt saattavat olla tunnistettavissa niistä joko yksin taikka yhdistettäessä tai liitettyinä Käyttäjätietoihin. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme tietoja henkilötietoina.

Analytiikkatiedot, joita keräämme automaattisesti, kun käytät Alustaa:

Laitetiedot. Keräämme seuraavia tietoja teknisistä laitteista, joita käytät käyttäessäsi Alustaa:

– IP-osoite
– käytetty selain ja selainversio
– käyttöjärjestelmä
– internetpalveluntarjoaja
– laitteesi mainostunniste

Käyttötiedot. Keräämme lokitietoja Alustan käytöstäsi, kuten: 

– aika, jonka olet käyttänyt Alustalla
– käyttötietoa Alustasta
– tietoa Alustan kautta tekemistäsi tilauksista
– URL-osoitteet verkkosivuista, joilla vierailit ennen kuin vierailit Alustalla
– vierailujesi ajankohdat ja päivämäärät Alustalla
– Alustan osiot, joilla vierailit
– Alustallamme etsimäsi tuotteet ja palvelut

Evästeet

Käytämme Analytiikkatiedon keräämiseen evästeitä, kun Käyttäjä vierailee Alustan selainversiossa.

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internetsivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden Alustan käyttöä sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan Alustaa ja paremmin palvelemaan Käyttäjiämme. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.

Voit estää evästeiden käytön selaimessasi tai asettaa selaimesi varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Esimerkiksi seuraavat linkit tarjoavat informaatiota evästeasetusten muuttamisesta suosituimmissa selaimissa:

Safari

Google Chrome

Internet Explorer

Mozilla Firefox

Huomaathan, että jotkin Alustan osat eivät toimi oikein, mikäli evästeiden käyttö on estetty.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Tarkoitukset

Kjelp käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Tarjotaksemme Alustan ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme (käsittelyn peruste: sopimuksen täytäntöönpano)

Kjelp käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen sinulle Alustan sinun ja Kjelpin välillä solmitun sopimuksen mukaisesti.

Käytämme tietoja soveltuvin osin esimerkiksi maksutapahtumien ja palautusten käsittelemiseksi sekä tarjotaksemme Alustalla palvelujaan tarjoavalle palveluntarjoajalle tarvittavat tiedot asiakkaan tekemän tilauksen suorittamiseksi. Mikäli otat yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme (käsittelyn oikeusperuste: lakisääteinen velvoite)

Kjelp käsittelee tietoja hallinoidakseen ja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa. Tämä käsittää tietojen käsittelemisen kirjanpitovelvollisuuksien noudattamiseksi ja tietojen tarjoamisen asianmukaisille viranomaisille, kuten veroviranomaisille.

Vaateiden käsittelemiseen ja oikeudellisiin menettelyihin (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)

Kjelp voi käsitellä henkilötietoja oikeudellisten vaateiden, perinnän ja oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Voimme myös käsitellä tietoja petoksen ja palveluidemme väärinkäytön ehkäisemiseksi sekä tieto-, järjestelmä- ja verkkoturvallisuuden vuoksi.

Asiakasviestintään ja markkinointiin (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)

Kjelp voi käsitellä henkilötietojasi ottaakseen yhteyttä sinuun Alustaan liittyvissä asioissa ja ilmoittaessaan Alustaa koskevista muutoksista. Käytämme henkilötietojasi lisäksi markkinoidaksemme Alustaa sinulle, sekä Alustalla palvelujaan tarjoavan palveluntarjoajan suorittaman kohdennetun markkinoinnin toteuttamiseksi (esimerkiksi niin, että Kjelp tai palveluntarjoaja suosittelee tiettyjä toimenpiteitä tai palveluita sinulle). Tätä tarkoitusta varten voimme käyttää toimittamiasi talotekniikkatietoja sekä keräämäämme analyttiikka- ja transaktiodataa markkinoinnin toteuttamiseksi.

Laadun parantamiseksi ja käyttötrendien analysoimiseksi (käsittelyn oikeusperuste: oikeutettu etu)

Voimme käsitellä Alustan käyttöä koskevia tietojasi parantaaksemme Alustan laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia Alustan käyttöön liittyviä trendejä. Saatamme myös käyttää henkilötietoja asiakastyytyväisyyskyselyihin varmistaaksemme, että Alusta ja sen ominaisuudet vastaavat toiveitasi. Kun mahdollista, käytämme tähän tarkoitukseen vain sellaisia yhdistettyjä tietoja, joista henkilöitä ei voida tunnistaa.

Käsittelyn peruste 

Yllä eritellyn mukaisesti Kjelp käsittelee henkilötietojasi hoitaakseen sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutensa sinua kohtaan sekä hoitaakseen lainmukaiset velvollisuutensa. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme sekä luodaksemme ja ylläpitääksemme asiakassuhteita. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme sinun oikeuteesi yksityisyyteen ja tarjoamme sinulle esimerkiksi helpot keinot kieltäytyä markkinointiviestinnästämme ja käytämme pseudonymisoituja tietoja tai yhdistettyjä tietoja, joista sinua ei voida tunnistaa, aina kun se on mahdollista.

Joissain Alustan osissa saatetaan pyytää suostumustasi henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

4. Henkilötietojen sijainti

Kjelp säilyttää ja käsittelee henkilötietojasi Euroopan talousalueella.

5. Henkilötietojen vastaanottajat 

Jaamme henkilötietojasi ainoastaan Kjelpin organisaation sisällä ja ainoastaan siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Emme jaa henkilötietoja Kjelpin organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista olosuhteista ole käsillä:

Jakaminen on tarpeen tämän Tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin

Niiltä osin kuin kolmansien osapuolten (kuten asiakkaan tilauksia suorittavien palveluntarjoajien sekä maksunvälityspalveluja tarjoavan yrityksen) on tarpeen saada pääsy henkilötietoihin asiakkaan Alustalla tekemän tilauksen suorittamiseksi, luovutamme tarpeelliset henkilötiedot tällaiselle kolmannelle osapuolelle. Kyseinen kolmas osapuoli toimii luovutettavien henkilötietojen rekisterinpitäjänä oman tietosuojaselosteensa ja käsittelyperiaatteidensa mukaisesti.

Muistathan, että luovuttaessasi henkilötietojasi suoraan kolmannelle osapuolelle esimerkiksi Alustan tai Alustalla olevan linkin kautta, henkilötietojen käsittely perustuu tavallisesti kyseisen kolmannen osapuolen omiin tietosuojaselosteisiin ja käsittelyperiaatteisiin.

Henkilötietojen siirtäminen Kjelpin alihankkijoille

Voimme siirtää henkilötietoja käsiteltäväksi meille palveluita tarjoaville alihankkijoille (mukaan lukien IT-palveluntarjoajille sekä tietojen säilytys-, kirjanpito-, myynti- ja markkinointipalveluita tarjoaville alihankkijoillemme).

Kun kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja Kjelpin lukuun, Kjelp on huolehtinut asianmukaisista sopimuksellisista ja organisatorisista toimenpiteistä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyn tapahtuvan yksinomaan tässä Tietosuojaselosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamista varten sekä soveltuvien lakien, säännösten ja ohjeidemme mukaisesti, noudattaen asianmukaisia salassapitovelvollisuuksia ja turvatoimia.

Oikeudellisista syistä

Voimme luovuttaa henkilötietoja Kjelpin organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin ja niiden käyttäminen on kohtuudella tarpeen (i) minkä tahansa soveltuvan lain, sääntelyn, ja/tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rikoksen taikka tietoturvaongelman tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi ja tällaisen asian käsittelemiseksi; ja/tai (iii) Kjelpin tai Käyttäjiemme etujen tai omaisuuden turvaamiseksi taikka turvallisuuden takaamiseksi tai yleisen edun turvaamiseksi lainsäädännön mukaisesti. Mikäli mahdollista, ilmoitamme sinulle tällaisesta siirrosta ja käsittelystä.

Muista oikeutetuista syistä

Mikäli Kjelp on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista Käyttäjille, joiden henkilötietoja siirto koskee tai joiden henkilötietojen käsittelyyn soveltuu eri tietosuojaseloste.

Nimenomaisella suostumuksella

Voimme luovuttaa henkilötietoja Kjelpin organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä silloin, kun meillä on siihen nimenomainen suostumuksesi. Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

6. Säilytysaika 

Kjelp ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kuin on tarpeellista Alustan, sen osan tai Alustalla olevien palveluiden tarjoamiseksi. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäissäilytysaika voi näin ollen vaihdella tapauskohtaisesti.

Useimmat henkilötiedot, jotka koskevat Käyttäjän käyttäjätiliä poistetaan tai muutetaan tunnistamattomaan muotoon (anonymisoidaan) 30 päivän kuluessa siitä, kun Käyttäjä on poistanut käyttäjätilinsä. Tämän jälkeen voimme säilyttää osaa Käyttäjän käyttäjätiliin yhdistettäviä tietoja niin kauan, kuin laki sitä meiltä edellyttää tai meillä on jokin lainmukainen syy säilyttää tietoja esimerkiksi vaateiden käsittelyn, sisäisen raportoinnin, markkinoinnin tai kirjanpitovelvollisuuden vuoksi. Kaikki Käyttäjän käyttäjätiliin yhdistettävä henkilötieto poistetaan tai anonymisoidaan  yhden vuoden kuluessa siitä, kun Käyttäjä on poistanut käyttäjätilinsä, ellei tietojen säilyttäminen ole poikkeuksellisesti tarpeen esimerkiksi oikeustoimia varten.

Analytiikkatiedot Käyttäjistä, joilla ei ole Alustan käyttäjätiliä, säilytetään 30 päivää.

7. Sinun oikeutesi

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin. Voit nähdä tiettyjä tietojasi Alustan käyttäjätilisi kautta tai pyytämällä meiltä kopion keräämistämme henkilötiedoistasi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli käsittely perustuu Käyttäjän antamaan suostumukseen, Käyttäjä voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen voi rajoittaa Käyttäjän mahdollisuuksia käyttää Alustaa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemien henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ottamalla meihin yhteytä. Voit korjata tai päivittää joitakin sinua koskevia henkilötietojasi Alustan käyttäjätilisi kautta.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi järjestelmistämme. Suoritamme pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

Oikeus vastustaa

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli henkilötietoja käsitellään muihin tarkoituksiin kuin Alustan tarjoamiseksi sopimuksen perusteella tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Vastustaminen saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Alustaa.

Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä

Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsiteltävänä ja/tai kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi. Tämä saattaa kuitenkin rajoittaa mahdollisuuksiasi käyttää Alustaa.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä oikeus siirtää tiedot itsenäisesti kolmannelle osapuolelle.

Oikeuksien käyttäminen

Yllämainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä ylläoleviin osoitteisiin kirje tai sähköposti, joka sisältää seuraavat tiedot: Käyttäjän koko nimi, yrityksen nimi (yritysasiakkaiden osalta), osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Voimme pyytää Käyttäjän henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.

8. Suoramarkkinointi 

Käyttäjällä on oikeus kieltää meitä käyttämästä Käyttäjän henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen ja suoramarkkinointitarkoituksessa tehtävään profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti, taikka käyttämällä Alustan toimintoja tai suoramarkkinointiviestien yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.

9. Valituksen tekeminen

Mikäli Käyttäjä katsoo, että henkilötietojen käsittelytoimemme ovat soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaisia, voit tehdä asiasta valituksen paikalliselle valvontaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

10. Tietoturvallisuus

Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, pseudonymisointi, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti Alustaa, järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Käyttäjien yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville Käyttäjille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.