Kjelp – Tietojenkäsittelyehdot

Näitä tietojenkäsittelyehtoja sovelletaan siltä osin kuin Kjelp käsittelee henkilötietoja Palveluntarjoajan lukuun henkilötietojen käsittelijänä Kjelp – yleiset ehdot palveluntarjoajille kohdan 6.2 mukaisesti. Nämä tietojenkäsittelyehdot ovat erottamaton osa kyseisiä yleisiä ehtoja. Näihin tietojenkäsittelyehtoihin sovelletaan kyseisissä yleisissä ehdoissa määriteltyjä termejä.

Palveluntarjoaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja/tai minkä tahansa muun soveltuvan kansallisen tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä ja on vastuussa henkilötietojen keräämisen, käsittelyn ja käyttämisen laillisuudesta, henkilötietojen tarkkuudesta sekä tietojen kohteena olevien yksilöiden oikeuksien suojaamisesta. Palveluntarjoajan tulee informoida kyseessä olevia rekisteröityjä Kjelpin suorittamasta henkilötietojen käsittelystä lainsäädännön edellyttämässä laajuudessa sekä hankkia näiden rekisteröityjen suostumus, mikäli se on tarpeen. Palveluntarjoajan tulee toimittaa Kjelpille kirjalliset ohjeet, joissa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus, henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät.

Palveluntarjoaja on tietoinen siitä, että Alustan luonteen vuoksi Kjelp ei voi valvoa eikä Kjelpillä ole velvollisuutta varmentaa tai verifioida henkilötietoja, jotka Palveluntarjoaja siirtää Kjelpin käsiteltäväksi Palveluntarjoajan käyttäessä Alustaa.

Kjelp ei käytä henkilötietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin Alustan tarjoamiseen ja Sopimuksen mukaisten velvoitteidensa suorittamiseen. Kjelp käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Palveluntarjoajan kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Palveluntarjoajan ohjeiden tulee olla liiketoiminallisesti kohtuullisia, niiden tulee noudattaa soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja olla yhdenmukaisia Sopimuksen kanssa. Mikäli Kjelp havaitsee minkä tahansa Palveluntarjoajan antaman ohjeen olevan EU:n tai muun soveltuvan tietosuojalain vastainen, Kjelp ilmoittaa asiasta Palveluntarjoajalle eikä Kjelp ole velvollinen noudattamaan kyseistä ohjetta.

Ottaen huomioon vallitsevan teknologisen kehitystason, käyttöönottokustannukset sekä Kjelpin suorittaman käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoituksen sekä rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit, Kjelp toteuttaa riskiä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojatakseen henkilötietoja luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä ja vahingoittumiselta sekä erityisesti vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoutumiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovutukselta tai pääsyltä.

Vastatakseen tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiaan käyttävien yksilöiden pyyntöihin (tällaisia oikeuksia ovat esimerkiksi oikeus saada pääsy tietoihin sekä oikeus saada tiedot oikaistuksi tai poistetuiksi), Palveluntarjoajan tulee ensisijaisesti käyttää Alustan toimintoja. Mikäli Palveluntarjoaja tarvitsee lisäavustusta pyyntöihin vastaamisessa, Kjelp avustaa, ottaen huomioon käsittelyn luonne, Palveluntarjoajaa liiketoiminnallisesti kohtuullisella tavalla ja ilman aiheetonta viivytystä. Kjelp avustaa lisäksi Palveluntarjoajaa liiketoiminnallisesti kohtuullisella tavalla, ottaen huomioon käsittelyn luonne sekä Kjelpin saatavilla olevat tiedot, varmistettaessa, että Palveluntarjoaja noudattaa soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä asetettuja turvallisuus- ja tietosuoja-arviointien suorittamiseen, tietoturvaloukkauksia koskeviin ilmoituksiin sekä toimivaltaisten valvontaviranomaisten ennakkokuulemiseen liittyviä vaatimuksia. Mikäli avustaminen edellyttää Kjelpiltä toimenpiteitä, Palveluntarjoajan tulee maksaa Kjelpille kohtuullinen korvaus kyseisten avustamispyyntöjen käsittelemisestä.

Lisäksi Kjelp takaa, että: (i) henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; ja (ii) Kjelp sisällyttää Palveluntarjoajan lukuun henkilötietoja käsittelevän alikäsittelijän kanssa tehtyyn sopimukseen ehdot, jotka ovat olennaisilta osin yhdenmukaiset näiden tietojenkäsittelyehtojen kanssa. 

Palveluntarjoaja hyväksyy, että Alustan tarjoamiseksi Kjelp tai Kjelpin alikäsittelijät voivat käsitellä tai näillä voi olla pääsy henkilötietoihin Palveluntarjoajan sijoittautumisvaltion ulkopuolella. Mikäli käsittely on minkä tahansa EU:n tietosuojasäädöksen alaista ja henkilötietoja siirretään Euroopan Talousalueelta (”ETA”) käsiteltäväksi tai muutoin ETA:n ulkopuoliseen valtioon, jonka Euroopan komissio ei ole tunnustanut tarjoavan riittävää henkilötietojen suojan tasoa, Kjelp huolehtii asianmukaisista suojaamistoimenpiteistä Euroopan komission hyväksymin vakiosopimuslausekkein tai käyttäen muita tietosuoja-asetuksen mukaisia asianmukaisia toimenpiteitä siirtoon liittyen.

Palveluntarjoajalla ja Palveluntarjoajan valtuuttamalla auditoijalla on oikeus Kjelpin avustuksella tarkastaa Kjelpin näiden tietojenkäsittelyehtojen mukaiset käsittelytoimet arvioidakseen sitä, miten Kjelp ja noudattaa näiden tietojenkäsittelyehtojen mukaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia velvoitteita ja Kjelp toimittaa Palveluntarjoajalle tiedot, jotka ovat tarpeen näissä tietojenkäsittelyehdoissa sovittujen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten. Palveluntarjoaja vastaa tällaisesta auditoinnista aiheutuneista omista ja Kjelpin kustannuksista.

Mikäli auditointi saattaa Kjelpin arvion mukaan johtaa Kjelpin liikesalaisuuksien paljastumiseen tai Kjelpin Immateriaalioikeuksien vaarantumiseen, Palveluntarjoajan tulee käyttää auditoinnin suorittamisessa itsenäistä auditoijaa, joka ei ole Kjelpin kilpailija, ja asiantuntijan on sitouduttava salassapitoon Kjelpin hyväksi.

Palveluntarjoaja antaa Kjelpille yleisvaltuutuksen käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä Alustan tarjoamisen yhteydessä.

Kjelp voi vapaasti valita alihankkijat ja vaihtaa niitä. Kjelpin on pyynnöstä ilmoitettava Palveluntarjoajalle kulloinkin henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat alihankkijat. Mikäli alihankkija myöhemmin vaihdetaan tai niitä tulee lisää, Kjelpin on ilmoitettava tällaisesta muutoksesta Palveluntarjoajalle. Palveluntarjoajalla on ilmoituksen saatuaan oikeus vaatia alihankkijan vaihtamista toiseen, mikäli Palveluntarjoajalla on kohtuulliset perusteet vastustaa alihankkijan muutosta, josta Kjelp on sille ilmoittanut. Mikäli Kjelp ei ole halukas vaihtamaan Palveluntarjoajan vastustamaa alihankkijaa, Palveluntarjoajalla on oikeus irtisanoa Sopimus.

Kjelpin tulee ilmoittaa Palveluntarjoajalle kirjallisesti kaikista henkilötietoihin liittyvistä tietoturvaloukkauksista. Kjelpin on tehtävä kyseinen ilmoitus ilman aiheetonta viivytystä tietoturvaloukkauksen havaittuaan. Kjelp avustaa kaupallisesti kohtuullisin toimin Palveluntarjoajaa tietoturvaloukkauksen haittavaikutusten lieventämisessä ottaen huomioon Kjelpin käsittelyn luonteen ja Kjelpin saatavilla olevat tiedot.

Kjelpin tulee poistaa näiden tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti käsittelemänsä henkilötiedot tallennusvälineiltään pysyvästi kohtuullisen ajan kuluessa Sopimuksen irtisanomisesta tai päättymisestä tai sen jälkeen, kun Palveluntarjoaja on pysyvästi lopettanut Alustan käytön, ellei Kjelpillä ole lakiin perustuvaa velvollisuutta säilyttää henkilötietoja.